Le fonctionnement d’un logiciel d’appel de fonds de copropriété
Le montant récolté à l’appel de fonds va permettre au syndic de couvrir les différentes dépenses de la copropriété. Ceux-ci peuvent servir aux charges communes relatives à la conservation, à l’entretien et à la maintenance du bâtiment que partagent les copropriétaires. La maintenance du jardin commun, les frais de nettoyage, l’assurance, le salaire de la gardienne ainsi que les impôts et taxes des parties collectives sont classés parmi ces charges communes. Cette somme servira également à la couverture des services collectifs et équipements communs comme les ascenseurs qui dessert le bâtiment, le chauffage ainsi que la production et la consommation d’eau chaude. Ces charges sont réparties au prorata des tantièmes des copropriétaires. Pour cet appel de fonds de copropriété, vous pouvez utiliser un logiciel appel de fonds copropriété.
Les fonctionnalités principales de ce logiciel
Que vous preniez un logiciel gratuit ou un logiciel payant, il doit vous permettre de générer automatiquement les appels de fonds de copropriété. En cas d’erreur, l’appel sera automatiquement supprimé ou modifié selon vos besoins et vos exigences. Vous n’aurez plus à informer un à un les copropriétaires, car le logiciel va envoyer automatiquement les mails aux personnes concernées. En cas de modification de l’appel, elles seront aussi automatiquement et instantanément mises au courant. Lorsqu’un copropriétaire répond, l’écriture sera directement passée. Chaque copropriétaire aura également accès à l’interface de copropriété pour suivre les appels de fonds.
En cas de non-réponse de l’appel
Normalement, le logiciel s’occupe de l’envoi des mails aux copropriétaires pour cet appel de fonds. Il sera indiqué dans ce courrier le délai de réponse. Il peut arriver qu’un copropriétaire ne réponde pas dans cette durée. Dans ce cas, il devient copropriétaire débiteur et le syndic verse à sa place le montant dû. Une lettre simple de relance lui sera envoyée pour faire part de cette situation. Si suite à cette relance, le copropriétaire débiteur ne réagit pas toujours, le syndic peut passer à la mise en demeure par une lettre recommandée avec accusé de réception. Dans les 30 jours qui suivent l’envoi de cette mise en demeure, si le copropriétaire débiteur ne donne pas suite à la demande, le syndic peut saisir le Président du TGI pour récupérer le montant qu’il a versé à la place du copropriétaire débiteur. Si vous avez un logiciel appel de fonds copropriété performant, il pourrait s’occuper de cette procédure et vous informer des impayés.
